Cuando una institución pública debe iniciar un proceso de contratación de bienes o servicios debe seguir una serie de lineamientos establecidos por el SERCOP. Un requisito principal es hacer un estudio de mercado, eso significa buscar precios de otras contrataciones efectuadas por otras entidades del estado y compararlos con las cotizaciones que tenemos al momento actual del requerimiento. También depende del mercado, hay momentos en los que ciertos productos o servicios suben o bajan de precio. Por ejemplo, cuando es época navideña el mercado cambia, un producto puede costar el doble de lo que se puede conseguir en enero o febrero.

No todos los productos que se ofertan en el mercado corresponden a empresas calificadas y registradas en el Sercop. No siempre es posible adquirir cosas publicitadas en redes sociales o canales nacionales o internacionales de venta. El procedimiento adecuado es hacer un estudio de mercado para definir el presupuesto referencial de la compra, pedir ofertas técnicas y económicas para conseguir la mejor calidad y menor precio del mercado. Hay ocasiones que la compra se debe hacer por catálogo electrónico, es decir, a proveedores y productos que están calificados por el Sercop. Lo barato sale caro, por ejemplo, en materia de salud no podemos correr riesgos de adquirir insumos más baratos porque deben ser de buena calidad para garantizar su uso. Otro ejemplo, si un panadero necesita un horno para incrementar su producción de pan al día, requiere uno de gran capacidad, no puede comprar un horno pequeño solo porque es más barato, debe buscar el que se ajuste a sus necesidades.

El provedor se escoge en función de la necesidad de la institución, no existe una ley que prohíba contratar a alguien que esté habilitado en el Sercop, las personas que incurren en prohibiciones no son calificadas. Mientras una persona natural o jurídica cumpla ciertos requerimientos tiene el derecho de ser proveedora del Estado. El código orgánico administrativo obliga a los servidores públicos a resolver los asuntos de la administración pública con imparcialidad e independencia.

No existe un tiempo exigido, depende de cada compra y corresponde a cada institución aplicar los controles suficientes para obtener bienes y servicios de calidad y buen precio, necesarios, dentro del tiempo que permita cubrir con la inmediatez de la superación de los efectos de la emergencia. El proceso inicia con la generación de una necesidad, por ejemplo la compra de mascarillas para los funcionarios de una institución. Se elaboran estudios de mercado, para comparar precios entre proveedores y también con compras similares de otras instituciones. Se obtiene una certificación presupuestaria, es decir, se asigna el dinero para la compra. Se elaboran términos de referencia, que es la descripción de las características del producto, el plazo, presupuesto, tiempos de entrega. Se hace el proceso de presentación de ofertas y calificación para luego de revisar que el proveedor cumple con todos los requerimientos solicitados, se ajusta al precio y condiciones y se escoge la mejor opción para la institución.